Het opleveren van een lessons learned document aan het einde van een project, levert waardevolle kennis en advies op voor een volgende project. Hieronder een samenvatting welke waardevolle lessen ik in mijn rugzak heb zitten over systeem implementaties.
Visueel maken scope (praatplaat)
Een belangrijk hulpmiddel om stakeholders inzicht te blijven geven in bijvoorbeeld functionaliteit (scope) en tijdsplanning is visualisatie. Hieronder enkele voorbeelden van praatplaten van verschillende projecten. Pak deze er steeds bij, visualisatie helpt om de verandering te kunnen begrijpen en dezelfde verwachtingen te hebben.
Vastgesteld beheerplan
De kracht van een systeem is vaak één keer vastleggen van basisgegevens (bijvoorbeeld objecten, medewerkers, middelen etc) om deze te gebruiken in verschillende werkprocessen (storingsafhandeling, doorbelasting etc.). De uitdagingen, lees problemen, ontstaan als deze gegevens of processen muteren en niet duidelijk is wie eindverantwoordelijk is voor onderdelen van het systeem. Dit kan je borgen in een beheerorganisatie.
Het doel van een beheerorganisatie is duidelijkheid geven over het beheer en over het wijzigen van een systeem. Het beheerplan lijkt in de eerste instantie geschreven voor de functioneel en technische applicatie beheerders, maar belangrijker is juist dat alle betrokken proceseigenaren en kerngebruikers hierover kennis en inzicht hebben en de verantwoordelijkheid nemen. En dat in samenwerking een beheerplan is ontstaan en vastgesteld.
Een beheerplan bevat vastgestelde informatie over:
• Functies van het systeem: wat doet het?
• Beheerorganisatie: taken en verantwoordelijkheden
• Overlegstructuren
• Wijzigingenproces
Het opstellen van een beheerplan is een belangrijk middel/proces om verschillende betrokkenen en belangen aan elkaar te verbinden en op één lijn te brengen.
Leren van succesvolle inrichtingen van andere bedrijven/organisaties/onderdelen
Gebruik maken van succesvolle inrichtingen van anderen, zorgt ervoor dat het wiel niet opnieuw uitgevonden hoeft te worden. Door een analyse te maken van de verschillen in werkprocessen, weet je precies wat wel of niet één op één overgenomen kan worden. Dit scheelt tijd en geld en geeft gebruikers/ stakeholders een veel beter beeld van mogelijke oplossingsrichtingen.
Voorbeelden waarbij dit toegepast is:
• De inrichting in het FMIS voor beheersing van ‘evenementen & symposia’ van de Tweede Kamer is voorbeeldinrichting geweest voor De Nederlandsche Bank.
• Prestatiegericht beheer door Rabobank Nederland is voorbeeldinrichting geweest voor De Nederlandsche Bank.
• Het proces afhandelen van klachten van Rabobank Nederland is gebruikt als voorbeeldinrichting voor De Nederlandsche Bank en Isala.
Output/rapportage als onderbouwing gewenste functionaliteiten
Gebruikers/ stakeholders de rapportage als output van een gewenste inrichting laten formuleren zorgt voor een betere systeem inrichting. Voorbeeld is het beheer van werkplekken. De gewenste output is bijvoorbeeld inzage in leegstand. De ‘waarom wil je dit?’ vraag wordt hierdoor beter beantwoord. Zo kom je tot de essentie waarom je een systeem nodig hebt.
Kwaliteit: verplichte acceptatietesten met gebruikmaking van testscrips
Van te voren testscrips ontwikkelen voor zowel functioneel beheer als kerngebruikers waardoor ‘niet uit het hoofd en met willekeur’ geaccepteerd wordt. Autorisaties in systemen zijn vaak complexer dan van te voren bedacht en hebben een grote invloed op de beleving van eindgebruikers van een systeem. Voor iedere livegang is het essentieel om alle kerngebruikers verplicht te laten accepteren en dit moment ook expliciet te gebruiken om aandacht te geven aan procesveranderingen.
Contractering software leverancier
Door een fixed price opdrachtverstekking aan een software leverancier is realisatie binnen budget mogelijk mits het op te leveren product gedetailleerd van te voren is uitgewerkt. Keerzijde is de kostenverhoging door toezicht op de uitvoering van de fixed price opdrachtverstrekking.
Inhuur op basis van uur x tarief van een software consultant met daarbij rechtstreekse aansturing vanuit de opdrachtgever zorgt voor meer gebruikmaking van opgedane kennis en ervaring door de consultant en flexibiliteit in scope
De combinatie in contractering: eerst fixed price opdrachtverstrekking basisinrichting en daarna uur x tarief met rechtstreekse aansturing, heeft toegevoegde waarde om snelheid te krijgen in voortgang met aansluitend flexibiliteit in scope.
Procesverandering
Een systeem implementeren gaat altijd hand in hand met een procesverandering. Een organisatie moet aangepast worden en er op voorbereid zijn de innovatie tot een succes te maken. De rode draad in mijn werkervaring is de realisatie van deze combinatie: organisatie (mens) – proces – systeem.